Processos automatizados de ponta a ponta, com a sua equipa a decidir o que importa.

A plataforma de automação inteligente de processos da Engibots, desenhada à medida de cada operação e feita para evoluir com ela. Os seus agentes tratam sozinhos o que é claro, perguntam à equipa quando há dúvida e nunca executam nada fora do que foi configurado.

EngiAIFlow · Automação Inteligente de Processos

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Ecrã de ligações do EngiAIFlow, com os canais de entrada e os sistemas ligados. — Captura do produto, sobre dados de demonstração.

Reúne a experiência de mais de 50 processos em produção em Portugal, Espanha, Itália e Bélgica, com retorno do investimento em menos de 12 meses e até 80% menos trabalho manual.

VER EM AÇÃO

Do email ao ERP em menos de três minutos

Um pedido que chega por email e segue sozinho até ao ERP, um caso em que o ERP recusa e a equipa decide, e a configuração e a auditoria de cada agente.

Gravado no EngiAIFlow com dados de demonstração. Sem narração.

O QUE FAZ

Menos trabalho repetido, mais controlo sobre a operação.

O EngiAIFlow orquestra pessoas, processos e sistemas. Em cada processo, um agente de inteligência artificial interpreta o que chega e propõe o passo seguinte, dentro das regras definidas pela equipa, e a plataforma executa nos sistemas da empresa.

Grande parte do trabalho de backoffice é ler, copiar e conferir. Pedidos, faturas e extratos passam todos os dias pelas mesmas mãos, e o tempo é gasto em tarefas que não exigiam uma decisão.

Com o EngiAIFlow, os pedidos claros seguem sozinhos da receção à resposta ao cliente. A equipa recebe apenas os casos que exigem uma decisão, já preparados.

Um caso no EngiAIFlow, com o que foi feito e a decisão que espera da equipa. — Captura do produto, sobre dados de demonstração.

Cada decisão justificada

Cada decisão mostra o que foi confirmado e o que ficou por confirmar, como o domínio do remetente ou o NIF. Nenhuma conclusão aparece sem justificação.

Autonomia progressiva

Há três graus, Aprendiz, Com supervisão e Autónomo, e um agente descrito em palavras começa como Aprendiz. A equipa sobe o grau ao seu ritmo, e as regras escrevem-se em linguagem corrente, como «antes de responder ao cliente, pedir aprovação».

Aprendizagem visível

O que a equipa confirma fica registado, e cada aprendizagem pode ser consultada e desligada. Quando a equipa associa um remetente a um cliente, as mensagens seguintes desse remetente chegam já identificadas.

Processos completos

Automatiza o fluxo inteiro, incluindo os passos que atravessam vários sistemas. Não são tarefas isoladas automatizadas uma a uma, é o processo tratado do início ao fim.

PROCESSOS

Os processos que o EngiAIFlow automatiza.

Uma base comum, com cada processo desenhado à medida da operação e tratado por um agente.

Triagem do correio

Numa caixa partilhada, alguém tem de ler cada mensagem para decidir quem a trata.

O EngiAIFlow: Lê cada mensagem que chega, identifica o cliente e o assunto e encaminha-a para o processo ou para a pessoa certa.
A equipa: Intervém apenas nas mensagens sem destino claro.
O resultado: A caixa partilhada deixa de ocupar alguém todos os dias.

Encomendas

As encomendas chegam por email e são copiadas manualmente para o ERP.

O EngiAIFlow: Identifica o cliente e os artigos, confirma o catálogo e o stock, aplica as regras da empresa, cria a encomenda no ERP e confirma ao cliente pelo mesmo canal.
A equipa: Intervém quando falta um dado ou o ERP recusa um artigo, já com a informação preparada.
O resultado: As encomendas claras seguem sozinhas, do email ao ERP.

Reclamações

As reclamações dispersam-se por caixas de correio e pessoas, e algumas ficam sem resposta.

O EngiAIFlow: Classifica a gravidade, entrega o caso a quem decide e responde ao cliente pelo canal por onde a reclamação chegou.
A equipa: Intervém em cada caso para decidir o que fazer, com a reclamação já classificada.
O resultado: Nenhuma reclamação fica sem responsável nem sem resposta.

Reconciliação bancária

A conferência do extrato bancário com as faturas é feita manualmente, linha a linha.

O EngiAIFlow: Lê os movimentos do extrato, procura a fatura que corresponde a cada um e propõe a conciliação, com a justificação de cada proposta.
A equipa: Intervém nos movimentos em que a correspondência não é clara.
O resultado: A equipa só olha para os movimentos que pedem atenção.

Faturas de fornecedor

Cada fatura de fornecedor é conferida manualmente com a encomenda e a receção.

O EngiAIFlow: Lê a fatura e o código QR da AT, faz a conferência a três vias com a encomenda e a receção e deteta duplicados antes de a fatura entrar no ERP.
A equipa: Intervém quando há diferenças ou um possível duplicado.
O resultado: Só chegam à equipa as faturas com diferenças.

Marcações

Marcar uma entrega, uma montagem ou uma visita técnica exige várias trocas de emails e telefonemas.

O EngiAIFlow: Lê o pedido e marca a entrega, a montagem ou a visita técnica na agenda certa. Funciona da mesma forma para as consultas de uma clínica ou os serviços de uma oficina.
A equipa: Intervém nos pedidos que saem das regras definidas.
O resultado: As marcações fecham-se com menos trocas de mensagens.

RPAs inteligentes

Há tarefas diárias em portais e aplicações sem integração disponível.

O EngiAIFlow: Executa-as com RPAs inteligentes, que interpretam cada página a partir de instruções e se mantêm operacionais quando o layout ou a designação dos campos se alteram.
A equipa: Define as tarefas e acompanha cada execução.
O resultado: Estas tarefas deixam de depender de alguém as ir fazer.

Processos à medida

Cada empresa tem processos próprios, que nenhum produto genérico prevê.

O EngiAIFlow: Parte de uma descrição do processo em linguagem corrente, propõe os passos e a equipa ajusta-os por escrito.
A equipa: Intervém no início, para definir as regras e aprovar os passos antes de o processo arrancar.
O resultado: Uma automação à medida do processo da empresa, sem programar.

Cobranças, débitos diretos, notas de crédito, aprovações, assinatura digital, orçamentos e prospeção automatizam-se sobre a mesma base, como se descreve nas Soluções.

Uma fatura de fornecedor no EngiAIFlow, com o documento ao lado do que foi lido. — Captura do produto, sobre dados de demonstração.

COMO FUNCIONA

Do pedido à decisão, em seis passos.

O processo arranca

Um pedido ou um documento chega por email, WhatsApp, Teams ou pela API, o processo arranca a uma hora marcada, ou um RPA inteligente vai buscá-lo a um portal ou a uma aplicação.

O agente lê

O agente interpreta o pedido com inteligência artificial, aplica as regras da empresa e marca no documento a frase de onde tirou cada valor.

A plataforma regista e responde

A plataforma regista no ERP ou noutro sistema da empresa e responde ao cliente pelo mesmo canal.

A equipa decide

Quando há dúvida, o caso chega a uma pessoa com o que já foi feito e a decisão que falta.

Cada correção ensina

As correções da equipa passam a orientar os casos seguintes.

Tudo fica à vista

O que foi tratado sozinho e o que foi a uma pessoa pode ser consultado a qualquer momento.

A vista de um processo no EngiAIFlow, com o que foi tratado sozinho e o que foi a uma pessoa. — Captura do produto, sobre dados de demonstração.

GOVERNANÇA

A IA propõe, a plataforma decide o que se executa.

O EngiAIFlow separa o que a inteligência artificial lê do que a plataforma executa. O que se executa, o que vai a uma pessoa e o que fica registado é decidido pela plataforma, segundo o que a equipa configurou.

Nenhum valor sem origem comprovada

Cada valor que a IA extrai de um email ou de um documento é acompanhado da frase onde foi lido, e a plataforma confirma que essa frase existe. Sem frase, o valor é encaminhado para uma pessoa.
Os cálculos, as disponibilidades de agenda, a reconciliação bancária e a conferência de faturas são feitos pela plataforma, sem IA.
As regras da empresa são geridas em conjuntos com versões, e o histórico de cada caso indica a regra aplicada.

Execução limitada ao configurado

A IA não executa nada por si. Só são executadas as ações declaradas para cada sistema, na versão publicada de cada processo, sem código nem comandos livres.
Uma escrita num sistema ligado nunca se repete automaticamente. Se o processo for interrompido, uma pessoa decide se a escrita já foi efetuada.
Limites como «acima deste valor, pedir aprovação» suspendem o caso antes do passo, até uma pessoa aprovar.
As credenciais ficam cifradas, não voltam a ser apresentadas e não são enviadas ao modelo. Os pedidos externos entram por chave de API, com limite de ritmo, e cada robô executa apenas as tarefas que lhe foram atribuídas.

Rastreabilidade completa

Cada caso é concluído com a versão das ações e das regras com que foi iniciado, mesmo que entretanto seja publicada outra.
O histórico de cada caso regista o que foi feito em cada passo e cada decisão humana, com a alteração e o motivo.
O registo de auditoria não é editável no produto e só é visível a quem tem essa permissão.
Cada execução, agendada ou manual, fica registada com os passos realizados, os dados de entrada e de saída e o motivo de qualquer falha.

Interrupção imediata e pausa

Quem administra a instalação pode interromper, com um único comando, todas as ações externas do EngiAIFlow, as escritas, as comunicações e os robôs, e todas as entradas. O motivo é obrigatório e fica registado na auditoria, com autor e data.
Nada se perde. Os casos ficam em espera antes do passo com efeito externo, as pessoas continuam a consultar e a decidir, e ao retomar a atividade os casos prosseguem pela ordem em que pararam.
Pausar um processo suspende também os casos em curso, e os restantes continuam.

INTEGRAÇÃO E SEGURANÇA

Funciona sobre os sistemas que já tem.

Liga-se ao ERP, ao email e às restantes ferramentas, sem substituir sistemas e com o controlo que a operação exige.

Canais de entrada

O EngiAIFlow recebe pedidos de caixas de email IMAP e Microsoft 365, do WhatsApp Business, do Microsoft Teams, de outros sistemas através da API e de tarefas agendadas.

Ligação aos sistemas da empresa

O EngiAIFlow liga-se ao ERP, ao CRM, às plataformas bancárias, aos repositórios na cloud e às folhas de cálculo que a operação já usa. Consulta dados, como clientes, artigos ou stock, e escreve nos sistemas de origem, o que permite fechar o processo sem intervenção manual. Onde não existe API, os RPAs inteligentes operam diretamente sobre as interfaces dos sistemas. As ações configuram-se sistema a sistema.

Documentos e idiomas

O EngiAIFlow lê anexos em PDF e, quando ativado, documentos digitalizados. Cada utilizador trabalha em português, inglês ou espanhol.

Perfis e permissões

Três perfis predefinidos, Operador, Gestor e Administrador, e perfis próprios da instalação, criados com «Duplicar» e com as permissões definidas uma a uma, numa grelha. A configuração da instalação, as contas, os perfis, as chaves, os robôs e o apagar de casos são permissões separadas. Alterar o perfil de uma conta tem efeito no pedido seguinte, e apagar um caso ou alterar um perfil fica no registo de auditoria, em nome de quem o fez. Os campos declarados sensíveis são ocultados no histórico dos casos.

Simulação

Numa instalação em modo de demonstração, com um ERP simulado, os processos experimentam-se com emails e documentos de exemplo, sem efeitos nos sistemas reais.

Na sua infraestrutura ou na nuvem

Cada empresa tem uma instalação própria. O modelo de inteligência artificial pode ser local, sem que os pedidos saiam da empresa, ou o Azure OpenAI.

Os seus dados

Os modelos de inteligência artificial operam com política de não retenção de dados para treino, e a informação da empresa é usada para executar o processo e não para melhorar modelos de terceiros. O EngiAIFlow trabalha sobre os dados que já existem nos sistemas, sem migração nem duplicação de bases de dados. Os dados são encriptados em repouso e em trânsito, e a implementação segue o enquadramento regulamentar europeu aplicável, incluindo o RGPD e o EU AI Act.

Automação de ponta a ponta, à medida da sua operação.

Numa reunião de 20 minutos, mostramos ao vivo um processo semelhante aos seus e indicamos o que pode seguir sozinho e o que deve continuar nas mãos das pessoas.

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