Política de Privacidad

Última actualización: 9 de noviembre de 2026

ENGIBOTS, LDA. (en adelante "ENGIBOTS") se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de sus clientes, de los usuarios del sitio web y de quienes usan sus plataformas Engi360 y EngiFinance. Esta Política de Privacidad explica cómo recogemos y tratamos sus datos personales.

1. ¿Qué datos personales recogemos?

Recogemos los siguientes datos personales:

Nombre
Dirección de correo electrónico
Número de teléfono
Nombre de la empresa
Dirección IP y cookies (para el funcionamiento del sitio web y, si las acepta, para analítica y publicidad)

1.1. Datos tratados en EngiFinance

Cuando usa EngiFinance, tratamos los siguientes datos.

Cuenta. Nombre, correo electrónico, contraseña (guardada solo como resumen criptográfico), confirmación del correo, último acceso, intentos fallidos, el secreto de la autenticación en dos factores (cifrado), el idioma preferido y el rol en cada organización (administrador, miembro o contable). En las invitaciones, el correo y el rol de la persona invitada. La respuesta a la casilla del boletín, la fecha de esa respuesta y la fecha en que entró en la lista.
Organización y empresas. Nombre, nombre comercial, NIF, país, moneda, zona horaria, logotipo y régimen de IVA.
Cuentas bancarias y movimientos. Nombre de la cuenta, banco, IBAN y saldo inicial. De cada movimiento, la fecha, la descripción tal como llega del banco, el importe, el saldo, la contraparte, la referencia, las notas y el nombre de quien marcó el movimiento como concluido, con la fecha. El fichero del extracto no se guarda, solo el nombre, el tamaño y una huella para evitar duplicados.
Documentos. Los ficheros de las facturas y otros documentos que carga, y lo que se extrae de ellos, como el nombre y el NIF del emisor y del adquirente, los totales, el IVA, el ATCUD y el código QR de la AT portuguesa. Estos documentos contienen datos de terceros, como proveedores y clientes.
Recibos de nómina. Los recibos de nómina y las listas de pagos a los trabajadores, como las de una tarjeta de comida, que carga la organización, y, de cada trabajador, el nombre, el NIF y el importe neto. Solo los administradores de la organización los ven. No se envían por la API ni a las direcciones de eventos, y solo se incluyen en la exportación para el contable cuando la genera un administrador.
Proyectos y personas. El cliente y el NIF de cada proyecto y, en el plan que incluye el reparto de costes, el nombre, el correo, el NIF, las fechas de alta y de baja, el coste mensual y por hora y las horas asignadas de cada persona.
Avisos e integraciones. Los avisos enviados por correo, con el destinatario, el asunto y el texto, y los datos enviados a las direcciones que la organización configura para recibir eventos.
Solicitudes de soporte. Las solicitudes que la organización abre a ENGIBOTS, con el asunto, la descripción, los mensajes intercambiados y los anexos, que se guardan cifrados. El administrador ve todas las solicitudes de la organización, y el miembro ve las que abrió. El aviso que el equipo de ENGIBOTS recibe por email solo lleva el número de la solicitud, la organización, el tipo y la prioridad.
Registro de actividad. Quién hizo qué y cuándo, con la dirección IP y los nombres de los campos modificados, sin sus valores.
Cookies. Solo cookies técnicas, necesarias para la sesión, la seguridad de los formularios, el acceso con dos factores, la empresa elegida, el idioma y el tema elegido (claro, oscuro o automático). EngiFinance no utiliza cookies de análisis ni de publicidad.

En EngiFinance, la inteligencia artificial lee los documentos y los extractos en PDF y propone la clasificación de los movimientos. Recibe solo lo necesario para esa tarea, descrito en la tabla de proveedores, y no utiliza los datos para entrenar modelos. Las propuestas pueden ser revisadas y corregidas por quien usa la plataforma.

1.2. Quién es responsable de los datos

ENGIBOTS es responsable del tratamiento de los datos de las cuentas y de la suscripción. En los datos que la organización carga en Engi360 o en EngiFinance, como los extractos, los documentos y los datos de las personas y de los proyectos, la organización es la responsable del tratamiento y ENGIBOTS los trata por cuenta de ella, como encargada del tratamiento, solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones de la organización.

2. ¿Cómo usamos sus datos?

Utilizamos sus datos personales para:

Responder a sus consultas y prestar asistencia al cliente
Enviarle información sobre nuestros servicios (con su consentimiento)
Mejorar nuestro sitio web y nuestros servicios
Cumplir con las obligaciones legales

3. Base jurídica del tratamiento

Tratamos sus datos con base en:

La ejecución del contrato (crear y mantener la cuenta y la organización y prestar el servicio de las plataformas)
Su consentimiento (para comunicaciones de marketing y cookies)
Intereses legítimos (funcionamiento del sitio web, seguridad, prevención del fraude)
Cumplimiento legal (contabilidad, obligaciones fiscales)

4. Conservación de los datos

Conservamos sus datos durante:

Consultas de contacto: 2 años
Inscripciones en webinars: 2 años
Preferencia de consentimiento de cookies: 1 año
Facturas y registros contables: 10 años (art. 123.º, n.º 4, del Código del IRC portugués)
Datos de una organización cerrada: 12 meses después del cierre, con aviso a los administradores 30 días antes de la supresión
Evaluación gratuita que nunca se pagó: 12 meses después de quedar suspendida
Avisos ya tratados en la plataforma: 90 días, un plazo que el administrador puede cambiar entre 7 y 730 días. Envíos a las direcciones de eventos configuradas por la organización: 30 días
Copias de seguridad de la base de datos: hasta 8 días. Los datos de una organización suprimida pueden permanecer en estas copias hasta que caduquen
Registros de acceso a los servidores, con la dirección IP: hasta 14 días
En EngiFinance, resumen mensual de cada organización, solo con cifras (el estado, el plan, el importe de la suscripción y los recuentos del mes), sin el nombre de la organización: sin plazo, también después de la supresión

5. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos, entre ellas:

Transmisión de datos cifrada (TLS), incluida la conexión a la base de datos
Servidores con acceso limitado
En las plataformas, autenticación en dos factores, que el administrador puede hacer obligatoria, roles con permisos diferentes y separación de los datos de cada organización en la base de datos
Bloqueo temporal de la cuenta tras varios intentos de acceso fallidos

6. Compartir sus datos

No vendemos ni alquilamos sus datos personales. Podemos compartir datos con:

Autoridades legales cuando la ley lo exija

Utilizamos los proveedores de servicios indicados a continuación, cada uno vinculado por un acuerdo de tratamiento de datos y que recibe únicamente lo que su finalidad exige. Cuando un proveedor está fuera de la UE, las transferencias se basan en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea.

Proveedor	Finalidad	Qué recibe
Microsoft Azure (Países Bajos)	Alojamiento y base de datos	Todos los datos que usted almacena en la plataforma, incluidos, en EngiFinance, los documentos cargados
Resend	Envío de correo electrónico	Nombre y dirección del destinatario, y el contenido del mensaje enviado. Los conserva hasta 37 días, contando las copias de seguridad de Resend, en Estados Unidos
Stripe	Pagos de la suscripción de Engi360 y EngiFinance	Nombre de facturación, dirección, número de identificación fiscal y datos de pago. Los números de tarjeta nunca llegan a nosotros.
TOC Online	Facturación certificada	Los datos de facturación exigidos por ley para emitir una factura
VIES (Comisión Europea)	Validar el número de IVA de quien se suscribe	El número de IVA indicado en la suscripción
Microsoft Azure OpenAI (Países Bajos)	En Engi360, asistentes opcionales dentro del producto	Solo el texto del elemento sobre el que usted pregunta. Nada se utiliza para entrenar modelos. Las solicitudes al modelo pueden ser tratadas por Microsoft fuera de la Unión Europea, al amparo de las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea.
Microsoft Azure OpenAI (Países Bajos)	Lectura de documentos y clasificación de movimientos en EngiFinance	El texto o las imágenes de las páginas de los documentos, de los recibos de nómina y de los extractos en PDF, el nombre y el NIF de la empresa, y la fecha, la descripción y el importe de los movimientos que se clasifican. Nada se utiliza para entrenar modelos. Las solicitudes al modelo pueden ser tratadas por Microsoft fuera de la Unión Europea, al amparo de las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea.
Microsoft Teams	Organizar los webinars en los que se inscribe	El nombre, los apellidos y el email, para enviarle el enlace personal de acceso y registrar la asistencia
Google Analytics	Medir cuántas visitas se convierten en un registro	Cuando se crea una organización, un sign_up con los identificadores de analítica guardados en su navegador (id de cliente y de sesión) y el país de la organización. No su nombre, no su email.
OpenAI (ChatGPT Ads)	Medir los registros que llegaron a partir de un anuncio en ChatGPT	Solo si llegó hasta nosotros a través de un anuncio en ChatGPT. En ese caso, y solo en ese, el registro se comunica con su dirección de email en forma irreversible (SHA-256), usada para casar el clic en el anuncio. Si no llegó por un anuncio de ese tipo, no se envía nada.
Sender.net	Envío de nuestra newsletter	Al suscribirse a la newsletter en este sitio, al pedir una guía gratuita en este sitio y confirmar su email, o, salvo que desmarque la casilla del boletín, al rellenar el formulario de contacto o al crear una cuenta en Engi360. En EngiFinance, solo si marca la casilla del boletín, que aparece desmarcada. En ese caso, su nombre, dirección de email y nombre de la empresa se añaden a nuestra lista de envío, para poder responderle y enviarle novedades ocasionales sobre Engibots. En el formulario de contacto, esto solo ocurre después de que confirme la suscripción en el email que le enviamos. Si solo se suscribe a la newsletter, solo guardamos la dirección de email, y solo la añadimos a la lista después de que confirme la suscripción en el email que le enviamos. Crear una cuenta en Engi360 le añade a esta misma lista, salvo que desmarque la casilla del boletín al registrarse o al aceptar una invitación. En EngiFinance, la casilla aparece desmarcada en el registro y al aceptar una invitación con una cuenta nueva. Solo quien la marca se añade a la lista, con el nombre, el apellido, la dirección de email y el nombre de la organización y, en el registro, solo después de confirmar la dirección de email. Sigue en la lista después de que se supriman la cuenta o la organización. Si solicita la supresión, también le retiramos de la lista. Puede darse de baja en cualquier momento, con el enlace al final de cualquiera de esos emails o escribiendo a geral@engibots.com. Al inscribirse en un webinar, el nombre, el email y, cuando los indique, la empresa, el cargo, el tamaño de la empresa y el proceso entran en la lista de ese webinar, para la confirmación, los recordatorios y, cuando exista, la grabación. La newsletter solo llega a quien marque esa casilla.

Google Analytics se refiere al sitio web y a Engi360, los anuncios de ChatGPT al sitio web, a Engi360 y a EngiFinance, y Microsoft Teams y el Insight Tag de LinkedIn solo al sitio web. EngiFinance no utiliza cookies de análisis ni de publicidad, y solo comunica a OpenAI el registro de quien llegó a través de un anuncio en ChatGPT. Nuestra newsletter solo llega a quien la solicite en EngiFinance, marcando la casilla que aparece desmarcada en el registro y al aceptar una invitación.

Las filas de Google Analytics y de OpenAI existen para medir la publicidad. Puede oponerse a ellas en cualquier momento escribiendo a geral@engibots.com, y hacerlo no afecta a su cuenta ni a su uso del producto.

7. Sus derechos

En virtud del RGPD, usted tiene derecho a:

Acceder a sus datos personales
Rectificar los datos inexactos
Solicitar la supresión de sus datos
Oponerse al tratamiento
Portabilidad de los datos
Retirar el consentimiento en cualquier momento
Presentar una reclamación ante la autoridad de control (la CNPD, en Portugal)

En EngiFinance, los administradores pueden exportar en cualquier momento los movimientos, el flujo de caja y los documentos de la organización, y cerrar la organización en la configuración. Para los demás derechos, incluida la supresión de una cuenta, escriba a geral@engibots.com. Cuando los datos pertenecen a una organización cliente, remitimos la solicitud a esa organización.

8. Cookies

Este sitio web utiliza una cookie para registrar su elección de cookies y, si las acepta, cookies de Google Analytics, Google Ads y el Insight Tag de LinkedIn. Para más detalles, consulte nuestra Política de Cookies.

9. Enlaces de terceros

Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios de terceros. No somos responsables de sus prácticas de privacidad.

10. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Los cambios se publicarán en esta página, con la fecha de la última actualización, que es también la versión registrada con las cuentas de EngiFinance.

11. Contacte con nosotros

Para preguntas sobre esta Política de Privacidad o para ejercer sus derechos, póngase en contacto con:

ENGIBOTS, LDA.
Email: geral@engibots.com
Dirección: Av. D. João II, Lote 1.07.2.1, Piso 0, Parque das Nações, 1990-096 Lisboa, Portugal
NIF: 517227096