Los equipos reciben cientos de emails al día y la clasificación manual consume tiempo y deja solicitudes sin responder.
Qué automatizamos
Lectura y categorización automática de todos los emails por tema (solicitud de factura, reclamación, cancelación, justificante, etc.), con categorías parametrizables
Acciones automáticas por categoría, como pasar la solicitud al agente que la gestiona (pedidos, reclamaciones), registrarla en el ERP y responder al cliente, y el resto va a una persona
Respuesta con datos reales de los sistemas internos, como el número del pedido creado en el ERP o la cita confirmada con la invitación adjunta
El buzón de correo queda como estaba, y cada caso indica de qué buzón llegó
Cada corrección queda contada, el agente muestra dónde aún se equivoca y el equipo le enseña la regla con palabras
Reducción drástica del tiempo de clasificación y menos solicitudes perdidas u olvidadas.
Asistente Virtual
Gran parte de los contactos son preguntas frecuentes que no requieren intervención humana, pero que ocupan al equipo.
Qué automatizamos
Respuestas automáticas a preguntas frecuentes, con datos consultados en los sistemas internos (estado de pedidos, facturas, plazos)
Asignación inteligente de cada solicitud al operador adecuado, según el historial de resolución, la disponibilidad y la carga de trabajo
Escalado a una persona del equipo solo cuando el caso lo exige
Aplicable a cualquier canal de entrada (email, WhatsApp, eventos del ERP)
Respuestas inmediatas al cliente y un equipo libre para los casos que exigen análisis.
Gestión de Solicitudes
Una solicitud de factura, un justificante de pago o la cancelación de un contrato obligan a alguien a consultar los sistemas, actuar y responder al cliente.
Qué automatizamos
Envío de la factura solicitada por el cliente, con consulta al ERP y el documento adjunto
Justificantes de pago reenviados al equipo de cobros, con registro en el ERP asociado a la factura y confirmación de recepción al cliente
Cancelaciones de contrato registradas y derivadas al departamento responsable, con los pasos siguientes enviados al cliente
El cliente recibe respuesta al momento, y cada solicitud llega a quien la gestiona.
Gestión de Reclamaciones
Las reclamaciones se dispersan entre buzones y personas, y algunas se quedan sin respuesta.
Qué automatizamos
Clasificación de cada reclamación por gravedad
Asignación al gestor con mayor tasa de resolución para ese tipo de reclamación, que decide qué hacer
Confirmación de recepción al cliente por el canal por el que llegó la reclamación
Registro de cada reclamación, con el responsable, el estado y el tiempo de resolución siempre visibles
Ninguna reclamación se queda sin responsable ni sin respuesta.
Gestión de Citas
Concertar una entrega, un montaje o una visita técnica exige varios intercambios de correos y llamadas.
Qué automatizamos
Cita en la agenda adecuada a partir de la solicitud del cliente
Reglas de la empresa aplicadas a cada cita, con las solicitudes fuera de las reglas entregadas al equipo
Cambios y cancelaciones solicitados por el cliente gestionados de la misma forma
Confirmación de la cita al cliente
Las citas se cierran con menos intercambios de mensajes.
Atención por WhatsApp
WhatsApp es hoy un canal central de contacto con el cliente, pero difícil de gestionar manualmente a escala.
Qué automatizamos
Conversaciones en dos sentidos, en las que la plataforma inicia el contacto a partir de eventos del ERP (p. ej., una nueva lead) y responde a los mensajes recibidos
Clasificación por IA de los mensajes recibidos, reuniendo el contexto del proceso (datos del pedido, de la factura) antes de responder
Respuesta automática en los casos simples y escalado en los demás
Flujos de conversación diseñados por tema y parametrizables
Presencia en el canal preferido del cliente, sin sobrecargar al equipo.
Notificaciones Automáticas
Mantener al cliente informado a lo largo de cada proceso es esencial, pero hacerlo manualmente es insostenible.
Qué automatizamos
Avisos automáticos en las etapas que gestionan los agentes, como el pedido registrado y la cita confirmada, cambiada, cancelada o recordada la víspera
Envío multicanal por email, SMS y WhatsApp
Plantillas parametrizables por tipo de evento, con texto personalizado por cliente
Envío en lote a partir de un listado del sistema, un mensaje por elemento, con adjuntos como la invitación de la cita
Cliente siempre informado y menos solicitudes de seguimiento al equipo.
RESULTADOS
Resultados operativos.
Métrica
Antes
Después
Tiempo de clasificación de emails
2–4 horas/día
Automático (solo excepciones)
Respuesta a preguntas frecuentes
Horas
Inmediata (24/7)
Mensajes de WhatsApp sin respuesta
Frecuente
Cero (todo registrado)
Cliente informado del estado de la solicitud
Manual/irregular
Automático en las etapas que gestiona el agente
Facturas solicitadas por el cliente
Buscadas y enviadas manualmente
Enviadas en la respuesta, desde el ERP
Reclamaciones sin responsable
Algunas, dispersas entre buzones y personas
Ninguna, entregadas a quien decide
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